Gizlilik ve KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusunun kimliği

Marka/proje adı: Talepvix. Gerçek işletmeci/veri sorumlusunun hukuki kimliği henüz doğrulanıp açıklanmamıştır; marka adı bu kimliğin yerine geçmez. Gizlilik ve kişisel veri başvuruları için iletişim: info@talepvix.com. Adres: Platinum Plus İş Merkezi, Kat: 6, No: 67. İşleme faaliyetlerine ilişkin yayın öncesi kontroller tamamlanana kadar bu metin çalışma taslağıdır.

2. TalepVix'in rolü

TalepVix; kendi hesap sahipleri, ön başvuru yapanlar, faturalama ve güvenlik kayıtları bakımından veri sorumlusudur. Müşteri işletmenin chatbotuna yazan son kullanıcıların verilerinde ise amaç ve vasıtaları müşteri işletme belirler; TalepVix kural olarak veri işleyen sıfatıyla hareket eder.

Müşteri işletme, kendi ziyaretçi ve müşterilerine uygun aydınlatmayı sunmaktan ve TalepVix'e yalnızca hukuka uygun elde edilmiş verileri aktarmaktan sorumludur.

3. İşlenen veri kategorileri

• Kimlik ve iletişim: ad, soyad, e-posta, telefon ve firma bilgileri.
• Hesap ve işlem güvenliği: kullanıcı kimliği, oturum, IP veya IP özeti, zaman damgası, hata ve denetim kayıtları.
• Müşteri işlem verileri: talepler, sohbet içerikleri, görevler, randevular ve firma tarafından yüklenen bilgi tabanı.
• Bağlı hesaplar: izin verilen sayfa/işletme kimlikleri, sayfa adı, yetkilendirme durumu ve sunucuda şifreli tutulan bağlantı anahtarları. Facebook veya Instagram parolanız TalepVix tarafından istenmez.
• Finansal kayıtlar: plan, ödeme durumu, tutar ve varsa sağlayıcı referansı. Mevcut panel kayıtları otomatik tahsilat veya resmî e-fatura kanıtı değildir; tam kart verisi bu kayıtlara girilmemelidir.
• Ön başvuru ve destek: sektör, ekip, kanal, hacim, mevcut araçlar, paylaşılan notlar ve destek yazışmaları.

4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

Hesap, yetkili kullanıcı ve talep edilen destek bilgilerinin işlenmesinde sözleşmenin kurulması veya ifası; uygulanabilir kayıt ve resmî talep işlemlerinde hukuki yükümlülük; uyuşmazlık kayıtlarında bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması; ölçülü güvenlik kontrollerinde hak ve özgürlüklerin dengelenmesi kaydıyla meşru menfaat şartları faaliyet bazında değerlendirilir. Bu hukuki sebepler her veri için topluca veya otomatik olarak uygulanmaz.

Müşteri işletmenin CRM ve kanal verilerinde işleme amacı ve geçerli hukuki sebep, ilgili işletmenin faaliyeti ve talimatıyla belirlenir. Açık rıza gereken bir işlem için aydınlatmadan ayrı, belirli ve geri alınabilir bir rıza süreci gerekir. Meta bağlantısına izin vermek, reklam formu göndermek veya hizmet koşullarını okumak tek başına pazarlama iletişimi izni değildir.

5. Toplama yöntemi

Veriler; web formları, hesap ve firma kurulum ekranları, sohbet widgetı, yetkili entegrasyonlar, destek yazışmaları ve güvenlik günlükleri üzerinden elektronik olarak elde edilir.

6. Alıcılar, sağlayıcılar ve yurt dışı aktarım

Mevcut teknik yapıda VPS barındırma için IHS altyapısı, aynı sunucuda Supabase/PostgreSQL ve uygulama servisleri, şifreli dış yedek için Google Drive; etkinleştirilmiş kanal için Meta ve AI yanıtı üretiminde Anthropic API bulunur. Supabase yazılımının kullanılması tek başına Supabase Cloud'a veri gönderildiği anlamına gelmez. E-posta hizmetinde yapılandırılmış SMTP sağlayıcısı kullanılır; ödeme/e-fatura sağlayıcısı seçilmeden bu hizmetler çalışıyor gösterilmez.

Yetkili ekip, ilgili müşteri işletmenin yetkilileri ve hizmet için gerekli sağlayıcılar yalnız işlem amacıyla sınırlı verilere erişebilir. Kanuni şartları bulunan yetkili makam talepleri ayrıca değerlendirilir. Sağlayıcının rolü, sözleşme tarafı, işleme ülkeleri ve alt işleyenleri her hizmet için ayrıca doğrulanmalıdır; tüm sağlayıcılar aynı hukuki rolde kabul edilmez.

Google, Meta veya Anthropic hizmetlerinde yurt dışı işleme söz konusu olabilir. Kullanıcının beyanına göre bu faaliyetler için henüz hukuki inceleme ve aktarım düzeni tamamlanmamıştır. Bu taslak, herhangi bir uygun güvencenin kurulduğunu, standart sözleşme imzalandığını veya bildirim yapıldığını beyan etmez. Gerçek kişisel veriyle bu akışlar açılmadan önce ilgili işlem için uygulanabilir aktarım şartı ve teknik kapsam doğrulanmalıdır.

AI etkin olan bir görüşmede seçilen konuşma geçmişi ve sistem talimatı/bilgi tabanı bağlamı Anthropic API'ye gönderilebilir. Anthropic'in ticari API için açıkladığı standart süre 30 güne kadar olmakla birlikte hizmet türü, sözleşme, güvenlik ve kanuni saklama istisnaları vardır; bu açıklama tüm verinin mutlaka 30 günde silineceği garantisi değildir. Platformdaki CRM kaydının silinmesi sağlayıcılardaki kopyaları kendiliğinden silmez.

7. Saklama ve silme

Saklama süresi; faaliyetin amacı, hizmet ilişkisi, kanuni kayıt yükümlülüğü, hakların korunması ve veri minimizasyonu dikkate alınarak kategori bazında belirlenmelidir. Paneldeki müşteri/talep için 730, sohbet için 365, denetim ve veri talebi için 1095 günlük başlangıç hedefleri mevcut teknik varsayılanlardır; henüz onaylanmış şirket politikası veya otomatik silme süresi değildir.

Onaylı silme talebinde yetkili yönetici ilgili CRM kaydının kişisel alanlarını ve bağlı bazı serbest metinlerini temizleyebilir. Hesap, dosya, entegrasyon olayı, yasal kayıtlar ve diğer kopyalar kapsamlarına göre ayrıca değerlendirilir. TalepVix'teki Meta bağlantısını kaldırmak geçmiş müşteri kayıtlarını otomatik silmez. Başvuru yolu /hukuk/veri-silme sayfasındadır.

Yedek politikası, iki depoda son 10 başarılı paketin korunmasına dayanır; başarısız yedekler eski paketin silinmesini erteleyebileceğinden bu sayı 10 günlük kesin süre değildir. Aktif verinin temizlenmesi mevcut yedekleri anında değiştirmez. Geri yüklemede sonuçlanmış silme taleplerinin yeniden uygulanması ayrıca kontrol edilmelidir.

8. İlgili kişi hakları ve başvuru

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini, işleme amaçlarını ve alıcılarını öğrenme; eksik veya yanlış verinin düzeltilmesini, şartları varsa silinmesini/yok edilmesini ve yapılan işlemlerin alıcılara bildirilmesini isteme; yalnız otomatik analizden doğan aleyhe sonuca itiraz etme ve hukuka aykırı işlemeden kaynaklanan zarar için talepte bulunma haklarınız vardır. İlk iletişim ve veri talepleri info@talepvix.com adresine iletilebilir. Başvurunun niteliğine uygun kimlik doğrulama ve başvuru yöntemi kontrolü yapılır; gereksiz kimlik belgesi istenmez. Posta veya varsa KEP başvuru kanalı, resmî bilgiler sağlandığında ayrıca açıklanacaktır.

Başvuru, uygulanabilir usule göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde yanıtlanır; ilave işlem maliyetine ilişkin mevzuat hükümleri saklıdır. Müşteri işletmenin veri sorumlusu olduğu bir kayıt için ilgili işletmenin kimliği belirtilmelidir; TalepVix talebin doğru yetkiliyle ele alınmasına destek olur. E-posta göndermek veya talep kaydı açmak silmenin tamamlandığı anlamına gelmez.

9. Çocuklar ve özel nitelikli veriler

TalepVix doğrudan çocuklara sunulan bir hizmet değildir. Sağlık verisi gibi özel nitelikli veriler, yazılı kapsam, erişim, aktarım ve saklama kontrolleri etkinleştirilmeden chatbot bilgi tabanına veya AI konuşmasına girilmemelidir.

10. Meta bağlantısının özel kapsamı

Müşteri işletmenin yetkili kullanıcısı Meta'nın resmî izin penceresinde hesap/sayfa erişimini seçer; TalepVix yalnız izin verilen ve panelde ayrıca seçilen sayfayı ilgili firma alanına bağlar. Lead Ads bildirimi başvuru kimliğiyle alınır; izinler elverdiğinde form alanları Graph API'den okunarak CRM kaydı oluşturulur. İzin ve sayfa seçimi tek başına gerçek veri teslimatının başarılı olduğu anlamına gelmez.

Bağlantı anahtarları sunucuda şifreli tutulur ve müşteri tarayıcısına bağlantı seçeneği olarak gönderilmez. İzin geri alma ve TalepVix'teki bağlantıyı kaldırma ayrı işlemlerdir; geçmiş verilerin temizlenmesi de ayrıca talep edilmelidir. Lead Ads bağlantısı WhatsApp, Instagram DM veya Messenger mesajlaşmasını kendiliğinden açmaz. Geliştirme hesabının başarılı yetkilendirilmesi genel müşteri kullanım onayı değildir.

11. Çerezler, güvenlik ve değişiklikler

Oturum, Meta yetkilendirme güvenliği, istenen sohbetin sürdürülmesi ve arayüz tercihleri için çerez veya yerel depolama kullanılır; ayrıntılar Çerez Politikası'ndadır. Mevcut kodda reklam pikseli veya harici analitik betiği tespit edilmemiş olması, ileride eklenen bir sağlayıcının otomatik olarak kapsam dahilinde olduğu anlamına gelmez.

Rol ve firma ayrımı, şifreli bağlantı anahtarları, imza doğrulaması ve yedek kontrolleri uygulanmış teknik tedbirler arasındadır; mutlak güvenlik veya bağımsız sertifikasyon garantisi verilmez. Amaç, sağlayıcı veya veri kapsamı değiştiğinde aydınlatma metni ve gerekiyorsa izin süreci işlemden önce güncellenmelidir.